Assim como na dinâmica anterior, o objetivo do Feedback Canvas é promover uma autoavaliação da equipe, onde todos os membros levantam pontos sobre os demais. Essa forma de feedback foi criada por Matheus Haddad e, assim como outras atividades que utilizam um Canvas, ela consegue se beneficiar deste artefato, já que ele direciona e deixar bastante visual exatamente sobre quais aspectos uma determinada pessoa deve ser avaliada. O resultado desta avaliação permite que cada um ouça dos seus colegas como está o seu trabalho, além de levantarem juntos ações que podem ajudar a melhorar comportamentos considerados negativos por todos. Sendo assim, cria-se uma atmosfera onde todos colocam as cartas na mesa com o objetivo de ajudar uns aos outros a desenvolver competências e melhorar, por consequência, a qualidade do trabalho da equipe.

Falando um pouco mais sobre o funcionamento do Feedback Canvas, a ideia é que cada membro da equipe escolha sobre qual competência ele deseja ser avaliado. Feito isso, toda a equipe elenca as atividades consideradas mais importantes para aquela competência e será em relação a essas atividades que a pessoa receberá seu feedback. O mais interessante desta estratégia é que cada pessoa será avaliada em relação àquilo que a equipe realmente julga ser importante e não em relação à conceitos e/ou atividades “pré-moldadas”, que às vezes podem não traduzir exatamente o desempenho de cada um dentro da equipe. Isso reforça ainda mais a ideia de receber feedback dos colegas e permite que o desenvolvimento de competências seja ainda mais focado para o trabalho que está sendo realizado.

Como podemos visualizar no Canvas, a competência escolhida será avaliada por todos de acordo com a escala ali apresentada. Todos os membros da equipe, incluindo o avaliado, colocarão sua opinião sobre em que ponto da escala a competência do avaliado se encontra e, feito isso, conversarão sobre os motivos de essa ser a percepção geral. Essa escala de avaliação pode ser a definida pelo criador do método, com base em outros métodos, ou pode ser definida pela própria equipe. No primeiro caso, o significado de cada número se encontra descrito abaixo.

A discussão sobre pontos positivos, negativos e ações de melhoria finalizam a dinâmica e completam o Canvas. Após esses últimos passos, a pessoa avaliada consegue ter um quadro onde estão mapeadas as principais atividades relacionadas à competência que deseja desenvolver, a visão da equipe sobre o trabalho realizado e quais são as atitudes que ele deve tomar para continuar se desenvolvendo.

E você? Já experimentou o Feedback Canvas na sua empresa?

Em um próximo post aqui no blog falaremos um pouco sobre a nossa experiência ao utilizar o Feedback Canvas com uma de nossas equipes. Conte para nós também como foi sua experiência e fique ligado no próximo post desta série, quando começaremos a tratar sobre feedback de fora da equipe para dentro. Até lá!

Referências: http://gestao30.matheus.eti.br/palavra-chave/feedback-canvas/

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Fim do ano chegando. Acredito que muitas pessoas já devem estar começando a rever como foi seu ano, se as metas feitas no ano passado se cumpriram, que objetivos conseguiram atingir. Por isso, no post de hoje falaremos sobre retrospectiva.

Ao longo do tempo já tivemos aqui no blog algumas postagens sobre retrospectiva. Seguem alguns links úteis:

– Retrospectiva fim de ano

– Retrospectiva Ágil

– Técnicas para fazer uma reunião de retrospectiva no Scrum

Apresento a seguir um compilado de dicas do que fazer e do que não fazer para ajudar no sucesso da reunião de retrospectiva:

ISSO SIM

Deixar todos os participantes bem à vontade para expressarem os problemas que possam estar acontecendo. Sabemos também, que em todo grupo existem aqueles que são mais tímidos e introvertidos. Vale a pena dar uma "mãozinha" para que estes se soltem e também contribuam com a retrospectiva. Se estas pessoas não se manifestarem um "Fulano, o que você acha? Concorda?" já os colocará na discussão.

Não intimidar na hora de perguntar. Por exemplo: Perguntar “O quê mais?” é mais amigável e menos intimidador do que perguntar "Tem mais alguma coisa?". Essas pequenas atitudes contribuem para a participação.

Levar joguinhos, afinal todos gostam de joguinhos! Na internet é possível encontrar diferentes maneiras de realizar uma retrospectiva. Pesquise, experimente, com certeza existe alguma dinâmica que irá se encaixar com o momento do seu projeto.

Mostrar os resultados positivos, as conquistas de retrospectivas anteriores é sempre uma boa maneira de fazer com que a equipe veja a importância da reunião de retrospectiva e, consequentemente, aumentar a motivação.

ISSO NÃO 

Frases desmotivadoras como “Estamos perdendo muito tempo” não agregam valor. Se realmente o tempo estiver sendo perdido o ideal é mudar o foco/rumo sem jogar a estima lá embaixo. Experimente introduzir direto o novo assunto, como “Vamos agora falar de _____________________”.

Perder o foco. Mesmo que a retrospectiva esteja bem animada e descontraída, com todos participando, isso pode ser um perigo. Mantenha o foco para que toda essa energia e vontade de contribuir sejam direcionadas para o que realmente irá trazer valor.

Procurar o culpado não traz ganho algum. Se algum problema aconteceu, ou algo não saiu como esperado, o problema é da equipe inteira e não de uma pessoa. Ao invés de procurar o culpado, a equipe ganha discutindo e criando soluções para prevenção de novos problemas.

Espero que essas dicas possam contribuir para que a retrospectiva seja um sucesso. Conforme uma das dicas, não se sinta acanhado/a e nem tímido/a. Aproveite a área dos comentários para dizer se gostou ou não do post e que outras dicas você tem a acrescentar.

Um abraço e até o próximo post.

Fontes:

• https://www.scrumalliance.org/community/articles/2014/july/dos-and-don-ts-of-agile-retrospectives
• http://intland.com/blog/project-management-en/tips-and-tricks-to-make-the-most-of-your-retrospectives/

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No primeiro post desta série vimos que, apesar de às vezes não ser o mais buscado, o feedback dos demais membros da equipe de desenvolvimento é um dos mais valorizados por todos. Isso se explica pelo fato das pessoas acharem mais importante saber a opinião daqueles que estão diariamente com a mão na massa, como eles, do que daqueles que estão um pouco mais distantes. Isso não significa que os demais feedbacks sejam menos importantes, não mesmo. A questão é só que os próprios membros da equipe são mais capazes de identificar pontos de melhoria e de auxiliar os outros a enxergar formas de melhorar e aprender outras formas de desempenhar o trabalho em questão.

Visando promover esse tipo de feedback, há um tempo atrás fiz uma atividade na reunião de Retrospectiva em que o objetivo era justamente fazer com que todos falassem de todos. A ideia é que cada membro da equipe, inclusive o Scrum Master, indicasse uma característica positiva e uma negativa sobre todos os outros membros presentes. No caso, nossas Retrospectivas não contam com a presença do Product Owner.

Para tentar avaliar se havia alguma resistência, fiz a atividade Safety Check que comentei no post “Feedback, Motivação e Desenvolvimento de Competências – Parte 1” e sim, havia resistência. Então, comentei que de repente seria melhor deixarmos para outro momento, mas a equipe teve uma atitude legal de conversar sobre o assunto e resolvemos seguir em frente. A atividade foi bem legal e o mais importante foi ver que todos entenderam o objetivo principal daquele momento: o objetivo não é lavar a roupa suja, é ajudar o outro a crescer e se desenvolver! Deixei isso bem claro no início da atividade e gostei de ver que ninguém se desvirtuou desse objetivo. Inclusive, a atividade foi bem aberta para conversas, para cada um explicitar o motivo de levantar determinado ponto e para que cada um pudesse entender o ponto de vista do outro e por que tal característica era vista como positiva ou negativa.

Depois da atividade, cada pessoa recebeu seu feedback para que os assuntos discutidos não fossem esquecidos. Com o tempo, era possível perceber que algumas coisas tinham sim melhorado, outras talvez nem tanto. Mas isso é normal. Não adianta termos a ilusão de que as pessoas mudarão de um dia para o outro. Isso é um processo, que pode ou não precisar do apoio de todos, e que precisa ser acompanhado e motivado sempre que possível.

Uma das coisas mais legais desta atividade foi ver que quem inicialmente mais teve resistência em participar, um tempo depois veio me perguntar quando a dinâmica seria repetida, pois a pessoa queria receber um novo feedback e ver se a opinião dos outros membros da equipe sobre o seu comportamento tinha mudado. Isso demonstra que mesmo que exista um receio inicial, ao perceber que as críticas são construtivas e que existe um ambiente seguro para crescer e melhorar, a pessoa se sente à vontade e estimulada a correr atrás desse crescimento. E isso é algo muito importante!

Infelizmente ainda não conseguimos repetir a dose da Retrospectiva, mas espero que seja possível em breve. Acredito que manter a frequência desse tipo de atividade quando os envolvidos estão abertos a ela, além de provocar melhorias contínuas, ainda mantém a equipe motivada a sempre buscar novas formas de trabalhar e se aprimorar.

No próximo post falaremos sobre mais uma dinâmica. Essa mais voltada para o desenvolvimento de competências em si. Não deixe de acompanhar e contar para gente como as coisas têm funcionado na sua empresa!

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Já falamos aqui no Blog ScrumHalf sobre a importância do feedback e como essa prática pode influenciar positivamente no andamento do projeto, no relacionamento entre Time e PO, entre outras coisas. No entanto, apesar de falarmos bastante sobre o feedback em relação ao produto e à equipe como um todo, ainda não tratamos tanto assim do feedback sobre o desempenho individual das pessoas, que também é importantíssimo. Por isso, hoje dou início a uma série que buscará falar um pouco sobre a relação entre feedbacks, motivação e desenvolvimento de competências. A ideia com esta série é discutirmos um pouco sobre este assunto que pode trazer diversos benefícios para a equipe, e por consequência para o produto, quando realizado de forma a motivar e construir novas competências nas pessoas.

Por definição, no contexto empresarial, feedback quer dizer “uma ação que revela os pontos positivos e negativos do trabalho executado, tendo em vista a melhoria do mesmo” [1]. Certa vez, tive oportunidade de ler um livro chamado “O seu balde está cheio?” (não se deixe levar pelo nome, o livro é bem interessante =P) onde uma metáfora interessante é realizada: “Todos nós possuímos um balde invisível que se enche ou se esvazia o tempo inteiro, dependendo do que os outros nos dizem ou fazem. Quando o nosso balde está cheio, nos sentimos ótimos. Quando está vazio, ficamos péssimos.” [2]. Ao ler o livro é possível perceber que este encher ou esvaziar do balde pode ser diretamente relacionado ao retorno que recebemos das pessoas em relação ao que fazemos e, quando esses retornos são positivos, nosso balde enche e nos sentimentos mais felizes e estimulados. Já quando são negativos, nosso balde esvazia um pouco. Mas será que as pessoas gostam ou querem saber quão cheio andam os seus baldes? Será que isso as motiva a melhorar realmente? E como a gente pode trabalhar esses retornos para que eles não tenham efeito contrário?

Bom, como primeiro passo, para tentar investigar um pouco mais essas questões, fiz uma pesquisa com as pessoas aqui da GPE com o intuito de entender como elas se sentem em relação aos feedbacks e se eles são realmente bem vindos ou não. Abaixo vou mostrar a vocês as principais conclusões retiradas a partir das respostas coletadas, que de certa forma descrevem diretrizes a seguir quando se pensa em criar uma política de feedbacks dentro da sua equipe ou empresa.

1. As pessoas gostam de receber feedbacks!

Não duvide! As pessoas gostam de receber feedbacks, principalmente quando são feedbacks positivos. Elas conseguem ver a importância do feedback no processo de crescimento profissional e entendem que receber esses retornos é necessário e válido. Portanto, vá em frente! O potencial para motivar sua equipe através desta estratégia está aí, basta saber como fazê-lo.

2. Elogiar sempre! Criticar não!

Como disse, elogios são bem vindos. E devem vir naturalmente, com sinceridade e, se possível, no momento em que as atitudes que geraram o elogio acontecem. As pessoas gostam de ser elogiadas e, na maioria dos casos, se motivam quando percebem que seu trabalho está sendo reconhecido.

O mesmo não acontece com críticas. Críticas são mais delicadas e é preciso analisar primeiro a melhor forma de dar esse feedback negativo. É preciso saber se a pessoa está aberta a receber tal crítica e, dado o contexto, qual é a melhor forma de repassar essa informação. Em qualquer dos casos, quando se há uma ideia de construir e colaborar através dos feedbacks, o ideal é que esse retorno seja feito individualmente, pessoalmente ou por escrito, para que a pessoa possa entender exatamente o que está acontecendo e não se sinta menosprezada em relação aos demais da equipe. E criticar toda hora também não funciona! Pode acabar até por desmotivar por completo a pessoa.

Por último, não esqueça da definição de feedback, críticas devem ser produtivas. Se for criticar por criticar, talvez seja melhor esperar e analisar um pouco melhor a situação.

3. E elogiar toda hora não acomoda?

Acredito que não. Acho que na maioria dos casos isso motiva as pessoas. Mas é claro que esta questão depende de cada um. Existirão aqueles que irão se motivar a continuar a melhorar e existirão aqueles que, de repente, irão se acomodar um pouco. Para esses casos, a própria estratégia de feedback tem potencial de resolver o problema, já que, provavelmente, no próximo feedback essa acomodação será apontada como um ponto negativo. Outra ideia é também a de criar um sistema de recompensa onde a pessoa se sinta estimulada a sempre fazer o seu melhor para alcançar um objetivo. Pode dar certo para algumas pessoas.

4. Quando criticar ofereça apoio, mas dê espaço.

No caso de feedbacks negativos, é importante que a pessoa perceba que ela tem o apoio da equipe e que pode contar com ela para melhorar seu desempenho em relação ao que foi criticado.

No entanto, nem todos são iguais e algumas pessoas podem preferir trabalhar nisso sozinhas. Então, ofereça apoio, se mostre disponível, mas dê o espaço necessário para que a pessoa analise seu próprio comportamento, entenda o que está acontecendo e te procure quando achar que chegou o momento certo.

5. Motive o feedback entre as pessoas da equipe.

Muitas pessoas se preocupam muito em conseguir um feedback da empresa ou em buscar um feedback do cliente, mas um retorno altamente valorizado é aquele que vem de quem está diariamente trabalhando com quem está recebendo essas informações. Por isso, estimule também o feedback entre as pessoas da equipe! Bons momentos para isso são as reuniões de Retrospectiva, mas antes, claro, é preciso avaliar se todos se sentem à vontade para realizar tal atividade. E para descobrir isso nada melhor que perguntar. A atividade “Safety Check”, que busca avaliar o quão confortável a equipe se sente para expressar o que pensa, pode ajudar nisso.

6. Se prometeu o feedback, cumpra!

Pode não parecer, mas é chato prometer feedback e não dar. As pessoas criam expectativas e de certa forma se desestimulam ao ver que o retorno esperado não veio. Quando existe uma política de feedback na empresa que prevê uma frequência definida, tente ao máximo cumprir esses prazos. Quando as pessoas esperam e isso não vem, a política acaba ficando até meio desacreditada.

E se não houver uma política pré-estabelecida, dê o feedback na hora! Nada melhor! =P

Como a gente pode perceber, essa questão é muito importante e deve ser tratada com cuidado. Da mesma forma que possui altíssimo potencial para estimular as pessoas a alcançarem melhores resultados, também pode desestimulá-las por completo. Então, antes de criar sua política de feedback e desenvolvimento de competências, procure entender como as pessoas se sentem em relação a isso. Pode ser um primeiro passo decisivo para que a sua estratégia comece com o pé direito ou não.

Nos próximos posts falaremos um pouco mais sobre esse assunto, relatando também quais foram nossas experiências com as primeiras iniciativas que tivemos aqui na empresa, mostrando algumas dinâmicas e estratégias que já utilizamos e como foi o resultado que obtivemos com elas.

Referências:

[1] Significados.com.br – http://www.significados.com.br/feedback/

[2] Editora Sextante – http://www.esextante.com.br/publique/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=1967&sid=2

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GERAR IDEIAS (GENERATE INSIGHTS). Essa é a 3a etapa da Reunião de Retrospectiva, conforme apresentado no 1o post da séria Retrospectiva Ágil.

O objetivo dessa etapa é extrapolar. É pensar não em apenas uma única solução, mas diversas soluções aplicáveis a cada problema ou situação em questão. É pensar em como podemos fazer diferente!

“It’s easy for people to jump to solutions once problemas emerge. First solutions may be correct, but often they’re not.” (Esther Derby and Diana Larsen – Agile Retrospectives)

Gerar ideias é basicamente fazer um Brainstorming, onde o desafio é gerar o máximo de ideias possíveis sem se preocupar se realmente serão aplicáveis ou não. Se são bobas ou não. Se são criativas ou não, Se são originais ou se foram formadas com base em outras ideias… 

O importante nessa etapa é não julgar a sua ideia e nem a dos outros. A etapa seguinte da retrospectiva que terá o objetivo de selecionar algumas das ideias para montar a solução.

É importante reservar para essa etapa entre 20% a 30% da duração total da reunião de retrospectiva. Ou seja, para uma retrospectiva de 2 horas, reserve uns 25 a 40 minutos.

A técnica dos 5 porquês (5 whys) é bem interessante para ser usada nessa etapa. Pode-se dividir a equipe em grupos menores onde cada grupo pode trabalhar um problema usando essa técnica. A vantagem dessa técnica é aprofundar para chegar no real motivo do problema e assim construir melhores soluções. Por isso que as primeiras soluções para um problema nem sempre são corretas, pois podemos estar atuando na consequência de um problema e não na causa do mesmo.

“Generating insights help the team to step back, see the big picture, and delve into root causes.” (Esther Derby and Diana Larsen – Agile Retrospectives)

Para finalizar listo abaixo os posts anteriores da série:

1. Retrospectiva Ágil
2. Aprendizagem Contínua Ágil
3. Preparando o Palco para a Retrospectiva – 1a Etapa
4. Colhendo Dados na Retrospectiva – 2a Etapa

Referências

[1] – Agile Retrospectives. Making Good Teams Great, Esther Derby & Diana Larsen, The Pragmatic Programmers

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