(Português) Reuniões de Planejamento (planning meeting) em Projetos Pessoais

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Olá pessoal, este post será o quinto da série sobre como acompanhar projetos pessoais com Scrum.

Meu projeto pessoal consistia em mudar meus hábitos de leitura, passando a ler mais, e estabeleci como meta ler 12 livros em um ano.

Para poder acompanhar a evolução dessa meta separei meu trabalho em Sprints de 4 semanas.

Nos posts anteriores abordei o uso das Sprints, as reuniões de revisão e retrospectiva, as reuniões diárias e os papéis do Scrum.

Nesse post finalizarei a série escrevendo sobre as reuniões de planejamento, que me foram muito úteis para conseguir terminar o meu projeto com sucesso.

Reuniões de Planejamento

No Scrum a reunião de planejamento costuma ser dividida em duas etapas. Na primeira etapa a equipe de desenvolvimento se reúne com o Scrum Master e PO (Product Owner) para definir o que será feito na Sprint. Feito isso, na segunda etapa do planejamento cabe à equipe definir como isso será feito.

Para definir o que será feito, o PO deve apontar as prioridades e a equipe deve estimar o esforço de cada prioridade. Além disso, esse é o momento de tentar prever como será a dedicação da equipe, reduzindo ao máximo o número de imprevistos e também o momento de definir o objetivo e a meta da Sprint.

Uma vez com as prioridades definidas, os esforços necessários, o objetivo e a meta, todos juntos definem o que vai ser feito na Sprint. Uma Sprint normalmente é composta de várias histórias, que são partes do projeto entregáveis e que agregam valor ao produto final. Quando as histórias são colocadas na Sprint elas obedecem à ordem de prioridade definida pelo PO e devem ser realizadas seguindo essa ordem.

No caso do meu projeto, eu teria que desempenhar todos os papeis do Scrum, ou seja, na hora de planejar uma Sprint teria que conseguir analisar o ponto de vista tanto da equipe, quanto do PO, quanto do Scrum Master. Como PO, ao criar as histórias decidi inicialmente que cada livro seria uma história. Desta forma, a cada Sprint bastaria priorizar qual livro seria lido e pronto, trabalho resolvido.  Como equipe, bastaria olhar o número e páginas do livro para estimar o esforço/tempo necessário para ler aquele livro. Tudo bem simples e prático né? É, mas infelizmente logo percebi que desta maneira não estava dando certo. L

O fato de ter definido cada livro como uma história fez minhas primeiras Sprints terem uma única história. Na primeira o livro era fácil de ler e foi bem tranquilo. Porém, já na segunda Sprint optei por pegar um livro “mais pesado” e a leitura não estava andando praticamente nada.

Conforme comentei no post anterior "Como Ficam os Papéis do Scrum em Projetos Pessoais", quando isso aconteceu, tentei ver o problema segundo o ponto de vista de cada um dos papéis e, no final, percebi que era melhor colocar cada capítulo como sendo uma história. A diferença parece pequena mas, me permitiu colocar na Sprint seguinte apenas o primeiro capítulo de alguns livros e com isso, aprender previamente qual o ritmo de leitura de cada livro.

Esse aprendizado permitiu que na reunião de planejamento seguinte o Eu-Equipe estimasse muito melhor o esforço para ler os outros capítulos. Agora, além do número de páginas poderia estimar o esforço de um capítulo usando a velocidade da leitura dos capítulos já lidos daquele livro.

Com isso, consegui aproveitar mais um dos pontos do Scrum, que é ter uma maior precisão ao estimar o trabalho. Essa maior precisão vem tanto do fato de estar lidando com afazeres menores, agora capítulos e não mais livros inteiros, quanto do fato de poder aprender com algo que já foi feito e usar isso para estimar o esforço de algo muito parecido.

Planejamento Parte 2

Na segunda etapa do planejamento as histórias normalmente são quebradas em tarefas. A granularidade dessa quebra pode variar, mas de um modo geral as tarefas devem poder ser concluídas em um dia trabalho. Desta forma, ao longo da Sprint, durante as reuniões diárias de acompanhamento os membros da equipe podem facilmente relatar o que foi concluído no dia anterior e o que será feito  a seguir.

No caso do meu projeto já havia uma quebra natural dos capítulos dos livros em tópicos ou mesmo páginas e essa etapa foi muito simples de ser realizada. Porém, caso esse não seja o seu caso, é muito importante pensar nessa quebra de tarefas antes de iniciar uma história, pois nessa etapa muitas vezes descobrimos impedimentos importantes que podem indicar que essa história não deve ser colocada nessa Sprint.

Para finalizar esse post, gostaria de citar uma frase do post da série FAQ –Scrum que fala sobre planejamento:

 Fazer um bom planejamento é importante para o sucesso da equipe durante a Sprint. Quanto mais conhecimento a equipe tiver sobre o que deverá ser feito, mais fácil será para a equipe concluir suas tarefas

Espero que tenham gostado dessa série, e que ela tenha lhe sido útil para conhecer um pouco mais do Scrum sem entrar tanto nos termos da área.

Além disso, espero que tenha conseguido passar a ideia que podemos usar o Scrum em qualquer projeto que temos, independente da área de trabalho, e mesmo em nossos projetos pessoais!

Abaixo estão listados todos os posts dessa série:

1. Acompanhando Projetos Pessoais com o Scrum!
2. Projetos Pessoais com o Scrum – Finalizando uma Sprint!
3. A Reunião Diária (Daily Scrum Meeting) é Importante em um Projeto Pessoal?
4. Como Ficam os Papéis do Scrum em Projetos Pessoais?
5. Reuniões de Planejamento (planning meeting) em Projetos Pessoais