Acho que posso começar este post sendo bastante sincera e assumindo que a ideia de equipe auto-organizável é muito bonita na teoria… mas e na prática? Os benefícios são inúmeros, dizem por aí. Mas como tornar uma equipe auto-organizável? Como é possível mudar a dinâmica de trabalho de uma equipe acostumada a ser direcionada por um gerente?

Infelizmente, a resposta não é simples. Acredito que muitas empresas, quando começam a aplicar o Scrum, passam pela dificuldade de mudar o pensamento de sua equipe em relação a quem deve gerenciar o trabalho agora. Ao meu ver, o meio de tornar essa fase de transição menos traumática está em gerar, entre os membros do seu time, a necessidade de se auto-organizar. Pode parecer estranho, mas em um primeiro momento, é essa necessidade que vai mover a auto-organização da equipe e nós vamos ver porquê através das seguintes perguntas:

O seu time entende qual é seu papel dentro de um projeto Scrum?

O primeiro ponto que devemos prestar atenção é se a equipe entende qual é o seu papel dentro de um projeto Scrum. É preciso estar claro para todos que quem deve criar o Sprint Backlog (SB) junto ao PO, determinar como e quando cada item do SB será feito e apresentar o que foi produzido ao fim da Sprint é do time e de mais ninguém. Ao esclarecer, para todos, que o resultado de uma Sprint é de total responsabilidade do time, é possível despertar nas pessoas o senso de comprometimento necessário para que o trabalho seja realizado.

Ok. Temos responsabilidade e comprometimento… mas e a auto-organização?

Ela virá naturalmente. Se o time aprende que a responsabilidade do trabalho apresentado na Reunião de Revisão é dele, ele buscará formas de organizar a execução do trabalho de forma que no fim da Sprint tudo esteja de acordo com o que o PO espera. Ninguém gosta de ter um trabalho reprovado, não é verdade? A partir do momento em que os membros do time entendem que eles precisam uns dos outros para cumprir o que eles mesmos combinaram com o PO, e que o peso da reprovação de uma história cai sobre eles, e apenas sobre eles, a auto-organização surgirá automaticamente.

Mas se é tão mágico assim… onde foi que eu errei?

Responder essa pergunta é um pouco difícil, mas é possível levantar alguns pontos que podem ter interferido no sucesso da auto-organização da sua equipe.

O primeiro deles é se o seu gerente, ao adotar Scrum, virou Scrum Master (SM), mas não deixou de ser gerente. Isso acontece quando o SM ainda retém para si a responsabilidade de coordenar a equipe, delegar tarefas e responder pelo trabalho produzido. Lembre-se, agora, isso tudo é trabalho do time e é preciso ter confiança de que a equipe é capaz de lidar com essa nova situação. O SM deve estar sempre presente e atento, deixando claro que ele está lá apenas para dar suporte à equipe, com o processo Scrum e com possíveis impedimentos encontrados, mas ele não deve interferir na auto-organização da equipe.

O segundo ponto é que, talvez, a comunicação entre os membros da sua equipe tem que ser trabalhada e melhorada, e aí está a importância da Reunião Diária. Não adianta o seu time ter consciência de sua responsabilidade e da necessidade que um tem do trabalho desempenhado pelo outro se não conseguem identificar o que cada um está fazendo e os impedimentos que estão encontrando. Nesse momento, o SM tem que garantir que as Reuniões Diárias sejam realizadas e que o time converse sobre o que fizeram, o que vão fazer e se tiveram algum problema. Não parece, mas responder essas 3 perguntas diariamente faz com que a equipe se organize, gerencie o que está sendo feito e identifique pontos de risco na Sprint em andamento.

O terceiro ponto é necessário que o projeto tenha a participação ativa do Product Owner (PO). É preciso que o PO do projeto esteja presente e de fato cobre resultados da equipe ao final de cada Sprint. A equipe tem que sentir que existe um compromisso entre ela e o PO e que ele tem que ser cumprido. Se o PO não está comprometido e não avalia a execução do trabalho, o sentimento de responsabilidade e comprometimento que buscamos na equipe se perde. E aí perdemos também a necessidade de auto-organização.

O último ponto está na Reunião de Retrospectiva, cujo objetivo é melhorar o processo de trabalho do time. Se o SM identificou que a auto-organização está falha, ele deve levantar essa questão com a equipe e deixar que eles encontrem maneiras de melhorá-la.

Mudar o modo de trabalho de uma equipe não é simples e não acontecerá automaticamente. A ideia é gerar o sentimento de responsabilidade e comprometimento no time e ter o SM apoiando o processo, auxiliando, sem interferir no trabalho realizado. Lembre-se, no início, será uma questão de necessidade. Com o tempo, será o modo de trabalho estabelecido.