Estamos vivendo a era do conhecimento, onde as organizações estão cada vez mais empenhadas em conhecer e entender tudo o que está relacionado ao seu negócio, com o objetivo de elaborar estratégias mais eficientes, prevendo riscos e reduzindo custos. Um artifício muito utilizado nesta tarefa é a modelagem de processos.
Muitas são as organizações que investem na gestão de processos com o intuito de conhecer, documentar, sistematizar, utilizar e retroalimentar o seu processo de negócio. Porém, existem alguns erros muito comuns na gestão de processos que podem torná-la uma ferramenta ineficiente e custosa.
No post de hoje apresentamos 3 dicas do que NÃO fazer na modelagem de processos.
O que é modelagem de processos?
De uma forma bem breve, podemos descrever um processo como aquilo que ocorre em uma sequência de etapas. Por exemplo, o processo de compra em uma loja virtual pode se dar pela sequência de etapas:
- Acessar a loja virtual
- Busca pelo produto
- Visualização do Produto
- Inserção do produto no carrinho de compras
- Finalização da compra
- Preenchimento de dados cadastrais
- Escolha da forma de pagamento
- Confirmação da compra
Este é um exemplo simples e representa apenas uma possibilidade de processo de compra em uma loja virtual. Muitas são as variações que este processo pode ter de acordo com o tipo de produto, de acordo com a loja, entre outros fatores.
A modelagem de processos trata exatamente de representar um processo em diferentes níveis de acordo com o que se deseja com a modelagem. De acordo com o objetivo, uma modelagem mais superficial pode ser suficiente. Por outro lado, podem ter objetivos que tornem necessária uma modelagem em nível mais detalhado.
Por que modelar processos?
Conhecer os pontos fortes e fracos de uma organização é necessário para que uma organização possa tomar ações no sentido de melhorar o que pode ser melhorado e garantir a manutenção do que funciona bem. A modelagem de processos é uma ferramenta que permite à organização visualizar a situação atual do seu processo de negócio, ajudando a identificar gargalos, pontos de falha, problemas de interface, dentre outros itens. Além disso, a partir de uma modelagem de processos fica mais fácil identificar possibilidades de melhoria mesmo em pontos que não sejam um problema, mas que podem ser melhorados.
Notação
A modelagem de processos utiliza uma notação (ou linguagem) para representar o comportamento de uma organização. Redes de Petri, SPEM e BPMN são exemplos de notações utilizadas na modelagem de processos. Por terem sido desenvolvidas em épocas diferentes e com objetivos diferentes, as notações podem apresentar diferenças. Assim, de acordo com o objetivo da modelagem, uma notação pode ser mais vantajosa do que outra. Em futuros posts discutiremos as principais diferenças entre as notações mais utilizadas na modelagem de processos e apresentaremos dicas de como conduzir a escolha de uma notação.
3 erros comuns na modelagem de processos
Alguns erros são muito comuns na construção da modelagem de processos nas organizações. Neste post apresento 3 deles:
1-Tentar modelar todo o processo em um único nível
Seja em grandes organizações, seja em pequenas, muito dificilmente o processo poderá ser representado completamente em um único nível. Os modelos devem ser construídos em diferentes níveis de abstração, que correspondem aos diferentes graus de abstração da realidade. Por mais difícil que pareça, é comum encontrarmos organizações onde os responsáveis pela gestão de processos tentam construír um modelo do processo inteiro em um único nível. Quando isto ocorre, o modelo tende a ser mais complicado de entender, dificultado a visualização do processo e a comunicação entre as partes envolvidas através do modelo.
2- Confundir um expert em ferramentas de gestão de processos com um gestor de processos
Outro erro comum é a confusão que se faz entre um bom usuário de ferramentas de modelagem de processos e um bom gestor de processos. Saber usar uma determinada ferramenta ou conhecer a fundo uma notação são muito importantes na modelagem de processos. Porém, é muito importante também que o responsável pela modelagem esteja qualificado para construir modelos adequados. Aprender uma notação, ou ser expert em uma ferramenta de modelagem não são garantia de que o processo será bem modelado. É preciso qualificação para construir bons modelos independente de notação ou ferramenta.
3- Não deixe a modelagem de processos somente com o pessoal de sistemas
Uma prática comum nas organizações atualmente é envolver cada vez mais o pessoal de TI na modelagem de processos de negócio da organização. De fato, é interessante que o pessoal de sistemas esteja envolvido na modelagem, afinal são eles quem vão construir os sistemas que podem tornar o processo mais automatizado e garantir que, na prática, as etapas previstas na modelagem sejam cumpridas. Porém é preciso cuidado para não deixar a modelagem do processos toda na mão da TI. Em geral o pessoal de TI participa da modelagem de processos de negócio com o objetivo de definir o escopo de sistema e seus requisitos. Quando a modelagem fica toda sob responsabilidade dos responsáveis pelo sistema, a tendência é que o modelo construído seja mais um modelo do sistema que vai ser construído ao invés de ser o modelo do processo de negócio da organização.
A modelagem de processos permite às organizações descreverem o seu processo de negócio e identificar pontos de falha e oportunidades de melhorias. A construção de um modelo do processo de negócio organizacional não é uma tarefa trivial e exige cuidados para que os objetivos pretendidos com a modelagem não sejam prejudicados.
No post de hoje apresentamos 3 erros comuns na modelagem de processos de uma organização. E vimos como cada um deles pode prejudicar a organização quanto aos objetivos pretendidos pela organização.
E você? Como trata da modelagem de processos na sua organização?
Deixe um comentário! Até o próximo post!
