Você está cansado de reuniões que não funcionam? Brigas, reuniões sem sentido e que nunca terminam? Todos estamos acostumados com essa praga, mas a verdade é que não há grandes segredos para fazer uma reunião funcionar. 

O principal problema de reuniões que não funcionam é que elas não são verdadeiras reuniões, mas sim um "encontro às escuras", você chega sem saber quem vai estar lá, o que vai ser feito ou qual o objetivo real do encontro. Os participantes parecem estar em uma mesa de bar, defendendo suas ideias até o fim, sem pensar na economicidade do tempo.

Há algum tempo se discute como melhorar uma reunião e depois de ler dezenas de livros e artigos sobre os assuntos e participar de milhares de reuniões que funcionaram melhor ou pior,  está claro para mim que o segredo de uma reunião que funciona não é tão secreto assim. Com poucas práticas, como as cinco a seguir, podemos dar um grande caminho para uma reunião de sucesso.

Tenha um Facilitador

Você já viu um esporte profissional, como futebol ou basquete, sem juízes, técnicos e capitães de equipe? Não se podia esperar que esportistas profissionais altamente treinados pudessem entrar em campo e simplesmente fazer o que devem da melhor forma? Obviamente, isso não acontece.

Nas reuniões é a mesma coisa. Precisamos de alguém para manter a reunião na linha e as pessoas focadas no resultado. A prática mostra que em reuniões as pessoas “cometem faltas”, perdem o foco e discutem outros assuntos, por mais profissionais que sejam. Normalmente uma pessoa pode ser responsável por garantir o sucesso da reunião: o facilitador (ou líder de sessão). Como o nome diz, ele deve facilitar a reunião para todos, tornando-a mais eficiente e também mais agradável.

O facilitador ideal não é parte interessada no assunto da reunião propriamente dito, pois se espera que ele seja neutro em relação ao assunto. Algumas empresas contratam facilitadores externos, mas isso não é necessário a não ser em caso de reuniões que usam um método muito específico. O ideal é que os próprios funcionários possam atuar de facilitadores, o que pode ser alcançado via treinamento.

Um facilitador de reunião trabalha antes, durante e depois da reunião. Antes ele prepara a reunião, criando uma agenda, preparando e distribuindo material preparatório e preparando o espaço. Durante a reunião ele deve garantir que a reunião funcione ao contento, seguindo a agenda e fluindo corretamente. Finalmente, ele é responsável por distribuir o resultado final da reunião, como a ata e outros relatórios criados. Não é necessário que ele realmente faça todas as atividades de preparação ou fechamento, ele pode só organizá-las e, como na reunião, garantir que elas aconteçam. Existem muitas referências na rede que podem ajuda-lo a ser um bom facilitador.

No Scrum, normalmente cabe ao Scrum Master o papel de facilitador, mas isso não é obrigatório. Outras pessoas podem assumir esse papel, principalmente no Scrum Diário, onde o Scrum Master não tem presença obrigatória.

Uma regra básica é que se ninguém for responsável, ninguém vai fazer. Cada reunião deve ter um responsável claro e ele deve saber exatamente o que é esperado dele.

Tenha uma agenda

O erro mais comum que cometemos é o mais fatal para todas as reuniões: não ter uma agenda (ou pauta). É como fazer um filme sem roteiro ou, para ser bem claro, simplesmente rasgar dinheiro. Não ter uma agenda é o primeiro sinal que a reunião irá consumir tempo e não levar a nenhuma resultado.
Os participantes de uma reunião devem sempre saber porque estão nela e também quanto tempo vão gastar. Essa é a primeira finalidade da agenda. Ela deve indicar o que vai ser discutido, o tempo alocado para cada assunto e as responsabilidades específicas em cada assunto, como quem vai apresentar o problema e quem pode aprovar soluções.

Quantas vezes você já foi a uma reunião pensando “Que perda de tempo… Mas uma daquelas reuniões onde nada se decide, não se chega a lugar nenhum…” O principal motivo da agenda é justamente evitar essas reuniões improdutivas.  Coloque um facilitador e uma agenda em todas suas reuniões e verá como ela se tornará mais produtiva.

A agenda deve ser criada com o objetivo da reunião em mente e deve sempre contar com três partes: o início, o meio e o fim. Parece brincadeira, mas muitos se esquecem da importância de haver alguma introdução para deixar claro a todos o motivo da reunião e a agenda e depois uma revisão das conclusões ou decisões tomadas. No meio acontece a reunião propriamente dita.

Para reuniões periódicas ou comuns,  tenha um template ou guia da reunião e construa a agenda sobre esse template, assim os participantes ficam habituados com o formato da reunião.

Obedeça o relógio

Vou voltar a usar metáforas de esporte profissional: imagine uma partida onde os jogadores jogassem até cansar. Isso seria razoável? O que aconteceria com o nível técnico da partida depois de certo tempo?

E não é surpresa para ninguém que isso é feito constantemente em reuniões: entramos em uma sala e só saímos quando estão todos cansados e famintos. Os assuntos duram horas, as ideias são repetidas e as discussões parecem não ter fim.

Toda reunião deve ter um início e fim fixo. Além disso, cada tópico deve ter seu tempo demarcado. Cabe ao facilitador orientar todos os participantes para seguir a agenda, isso é, tratar de cada tópico apenas no tempo previsto.

Uma boa reunião não deve de modo algum ultrapassar duas horas. Porém, alguns métodos, como JAD, propõe “reuniões intensivas” que podem ser muito interessantes, apesar de durar mais tempo. Uma utilidade, por exemplo, é fazer uma grande parte do trabalho que seria feito ao longo vários dias em um curto espaço de tempo, altamente produtivo e intenso em trabalho. Nesse caso, o facilitador tem que ser muito bem preparado.

Defina um status para cada assunto

Reuniões tem que ser feitas com um objetivo: resolver problemas, combinar uma linha de ação, decidir entre opções. Cada tópico da agenda precisa de uma conclusão. Essa conclusão deve ser relatada no final da reunião e depois informada a todos por meio de uma ata de reunião. Não estou dizendo que precisamos de uma ata formal, com assinaturas, mas é importante registrar um status final para cada tópico.

É importante que todos os participantes da reunião estejam informados do status final de cada item. Assim, um intervalo de tempo no final da reunião tem que ser reservado para a revisão de todos os membros. Se houver alguma discordância do que foi relatado, ela pode ser esclarecida, contanto que seja rapidamente.

Pense em 5W2H

Esse é o meu item particular e que raramente é sugerido em leituras, mas que me foi ensinado por um dos sócios de meu primeiro empreendimento.

Cada item da reunião deve ser discutido levando-se sempre em conta cinco perguntas: “Quem?”, “Quando?”, “Onde?”, “Por que?”, “O que?”, “Como?” e “Quanto Custa?”. Essas perguntas são conhecidas em inglês por 5W2H e são ótimas para que saibamos que as decisões foram tomadas de forma completa.

Quantas vezes você já participou de uma reunião onde foi decidido fazer algo que nunca foi feito depois? Isso acontece possivelmente porque não se sabia quem era o responsável ou quando deveria ser feito. E quando decidimos fazer algo que custaria caro demais?  Pensar nessas 7 perguntas nos ajuda a garantir não só que o tema está bem desenvolvido, mas também que a solução determinada está definida e vai acontecer.

Começar uma reunião com uma tabela (ou planilha) já preparada com cada tópico em uma linha e uma coluna para cada uma dessas perguntas ser respondidas é também uma ótima ferramenta de acompanhamento que pode substituir de maneira prática a ata final da reunião.

Saiba mais

Vários livros nos ensinam como preparar reuniões melhores. A maioria é parecida e oferece bons ensinamentos. Em uma pequena busca na Internet, encontrei vários. Vou recomendar porém o mais antigo e provavelmente menos fácil de ler, mas o primeiro que li sobre o assunto e que já mostra a quanto tempo pensamos nesse problema: Reuniões podem funcionar de Michael Doyle e David Straus, Summus 1978.