No post de hoje apresentarei a vocês uma técnica já bastante divulgada, mas talvez pouco conhecida por quem está iniciando no Scrum, chamada 5 Whys. Esta técnica foi retirada do livro Agile Retrospectives – Making Good Teams Great, que por sinal é recomendadíssimo para quem procura saber um pouco mais sobre os princípios envolvidos em uma Retrospectiva e/ou está em busca de técnicas diferentes para variar as dinâmicas usadas nas reuniões do seu time.
Se procurarmos um pouco mais sobre esta técnica na web, veremos que este tipo de análise teve origem na Toyota Motor Corporation e se mostrou extremamente eficaz para identificar a causa raiz de um problema levantado. No Scrum, essa característica se confirmou e, por isso, esta técnica passou a ser considerada pelas equipes quando se torna necessário dar aquele empurrãozinho para que o time reflita sobre algo que o está incomodando.
Como funciona?
A intenção é fazer a equipe refletir sobre a causa de problemas através de 5 questionamentos “Por que?” realizados sequencialmente. Acredita-se que dessa forma o membro da equipe consegue se aprofundar nos motivos dos problemas analisados e chegar até itens que antes nem mesmo seriam considerados como causas daquela questão.
Sendo assim, o funcionamento da técnica segue o seguinte processo:
1. Uma pessoa pergunta a outra por que um evento ou problema ocorreu.
2. Em resposta a esta pergunta, o interrogador pergunta por que isso aconteceu.
3. Guarde as respostas que saírem no quarto ou quinto “Por que?”.
O passo a passo da técnica
Antes de dar início à dinâmica em si, é necessário coletar junto à equipe quais pontos estão incomodando e devem ser considerados. Feito isto, a dinâmica segue assim:
1. Reveja os pontos que o time identificou.
2. Divida a equipe em duplas ou grupos de até 4 pessoas.
3. Explique o processo e monitore o tempo, que não deve passar de 5 a 10 minutos.
4. Peça que os grupos exponham a todos o que descobriram.
5. Use a informação encontrada para a próxima fase da Retrospectiva, onde se decide o que será feito.
5 Whys na prática
Quando aplicado com uma das equipes da GPE, o 5 Whys foi levemente adaptado e não há problema algum nisso. As técnicas que encontramos são muito válidas para nos orientar, mas devemos sempre trazê-las para a realidade de nossas equipes e, sempre que quisermos, criar nossas próprias técnicas, por que não?
Adaptação 1: a dinâmica foi individual
Decidi por fazer a dinâmica individual, ou seja, a própria pessoa se perguntaria a sequência de questionamentos. Essa decisão foi tomada devido às características da equipe que não pedia que fossem divididos em duplas ou pequenos grupos. Pedi para que escrevessem suas próprias respostas em post-its para que depois cada um pudesse apresentar seus itens e acredito que funcionou bastante bem.
Vejo como ponto negativo desta adaptação o fato de que, talvez, ao trabalhar sozinha, a pessoa se esforce menos para refletir e dar respostas válidas para os “Por ques” que se seguem. É uma questão a ser avaliada de equipe para equipe e, no nosso caso, isso não foi um problema.
Adaptação 2: tratamos apenas UM problema
Apesar de a dinâmica não restringir a quantidade de problemas que podem ser tratados, achei válido eleger apenas um para ser analisado. Acredito que, às vezes, quando consideramos muitos pontos em uma mesma Retrospectiva, acabamos por sair da reunião com muitos combinados e corremos o risco de perder o foco. Por isso, dada a natureza desta dinâmica, achei melhor manter o foco em um ponto de melhoria. Acho que foi uma decisão acertada, pois os resultados de fato apareceram na Sprint seguinte.
Adaptação 3: guardamos as respostas de TODAS as perguntas
Achei que seria válido guardar todas as respostas levantadas. Dessa forma, poderíamos acompanhar o raciocínio de cada um e avaliar se os motivos que levaram a causas raízes comuns foram os mesmos.
Resultados
Gostei muito de fazer essa dinâmica com a equipe e eles também gostaram. É realmente surpreendente ver as respostas que surgem a cada pergunta e ver que a causa raiz do problema levantado, de fato, é muito mais profunda do que os motivos levantados anteriormente. No nosso caso, tínhamos um ponto que recorrentemente aparecia nas Retrospectivas e depois dos 5 Whys conseguimos melhorar a questão e buscar ações que de fato corrigiriam o problema.
E aí? Achou que vale a pena tentar com sua equipe? Depois passa aqui para nos contar como foi e o que eles acharam. Até!
