Você tem a sensação de estar trabalhando muito, mas rendendo pouco?
Diariamente se preocupando em como gerenciar melhor o seu tempo para conduzir seu trabalho de forma eficiente?
O que você faz é apagar incêndios (tarefas urgentes) ao invés de trabalhar no que realmente tem valor (tarefas importantes)?
Se você respondeu sim para essas três perguntas é o candidato certo para dar crédito ao meu post e lê-lo até o final : )
Esse "mal" é diagnosticável! Pois não é falta de tempo o "mal" que você sofre, mas falta de priorização.
Prioridade: Urgente x Importante
Vamos tornar consciente as quatro (4) dimensões em que podemos fragmentar nosso tempo:
1 – Realização – Ex.: tarefas planejadas, atingimento de metas, redesenho de processos, desenvolvimento de pessoas.
2 – Demanda – Ex.: solicitações emergenciais, requisições urgentes por parte dos superiores, ler/responder emails.
3 – Ilusão – Ex.: traçamento de muitas tarefas sem importância, reuniões desnecessárias, execução de atividades que não vão de encontro às metas pré-estabelecida, energia gasta na postergação de tarefas importantes.
4 – Distração – Ex.: atividades de relaxamento mental (aprazíveis), leitura de blog, facebook s e noticiários em geral, ociosidade.
Reconhecendo suas prioridades
Agora que você já conhece o quadrante Urgente x Importante fica simples identificar onde você tem enquadrado a maior parte do seu tempo.
Sugiro o seguinte exercício:
- Diariamente anote todas as tarefas que você executar
- Para cada uma delas identifique se ela se enquadra no quadrante 1, 2, 3 ou 4
- Ao final do dia calcule o percentual de tarefas em cada um dos quadrantes.
- Faça isso por uma semana e você terá um panorama claro de quais tem sido suas prioridades.
Se você passa menos de 30% do seu tempo na dimensão "Realização" talvez seja esta a hora de você rever como tem priorizado o seu tempo.
Como chegar ao 1o quadrante: Realização
Primeiro é preciso refletir para entender os motivos pelo qual a maior parte do seu tempo não está sendo empregada no 1o quadrante (Realização).
Faça uma retrospectiva individual, ou da equipe (depende de quem está sofrendo desse "mal") e se perguntando: "O que me impede de investir mais tempo no 1o quadrante?" A resposta para essa pergunta possivelmente será a solução para resolver esse problema.
Como exemplificado acima, o que compõem o 1o quadrante é: "Tarefas planejadas", "Metas".
Tudo na vida, seja no lado pessoal ou profissional é questão de definir objetivos, metas e se planejar para alcança-las. Sem elas tudo que surgir será tratado como prioritário, mas não necessariamente importante. Se não temos planos definidos é comum confundirmos as urgências com atividades importantes.
Tendo bem claro quais são as prioridades, quando uma urgência não importante surgir será fácil distingui-la entre:
- Inadiável
- Contornável
- Delegável
As inevitáveis (demanda – 2o quadrante), não tem como fugir: faça-as o mais rápido possível. Porém as contornáveis e as delegáveis (ilusão – 3o quadrante) podem ser adiadas ou passadas adiante, respectivamente, por não serem importantes, ou seja, por não agregarem valor comparado ao que se foi planejado.
Planejar para Priorizar
Se formos levar tais conceitos e ações para o desenvolvimento de um produto com uso do Scrum, o planejamento recai em múltiplos níveis, embora muitos tenham em mente que o planejamento é deixado de lado no Scrum:
- Planejamento do Portfólio
- Planejamento do Produto (Visão)
- Planejamento de Release
- Planejament de Sprints
- Planejamento Diário
Esse post teve como proposta apresentar a base para entendermos o valor da definição de metas e do planejamento no nosso dia-a-dia, na nossa vida profissional, no nosso trabalho em equipe, etc.
Em um próximo post posso abordar cada um desses planejamentos do Scrum, mas para isso preciso perceber que essa é a vontade da maioria e consequentemente terei como priorizá-las dentre as minhas tarefas importantes : )
Então, deixe seu comentário com sua solicitação! O que tiver mais pedidos será o primeiro post da sequência.
Referências e Sugestões de Leitura:
Livros:
- First Thing First – Stephen R. Covey
- The 7 Habits of Highly Effective – Stephen R. Covey
Blog
- Verken – Ideias e Reflexões para uma vida melhor – Prioridade: Urgente x Importante
- Liderança Simplificada – Hoje a hora passou
O meu campo realizações sempre é abalado por demandas urgentes.
Um atendimento urgente que tem que ser feito a um jurisdicionado ou um relatório com prazo que foi “acionado” por um superior que não é o meu direto.
Mas vou aperfeiçoar tudo e vou chegar onde preciso.
Nós temos sempre que priorizar o mais importante, mas as vezes não conseguimos, pois o que é prioridade para você pode não ser para o outro, de quem você depende para efetuar tarefas.
Bem ou mal sempre acabo chegando no quadrante realização, a trancos e barrancos, porque as minhas prioridades na maioria das vezes depende das prioriades de outras pessoas
Realmente, as vezes o que é prioritário para nós não é prioridade do outro e também dependendo do outro não temos como agir.
Eu quis dizer em meu comentário que a gente às vezes não pode optar por aquilo que é prioridade só nossa, pois dependemos de outras pessoas e muitas vezes o que é prioridade para nós, pode não ser para o outro.