PREPARAR O PALCO (SET THE STAGE). Essa é a 1a etapa de uma reunião de retrospectiva, conforme apresentado no primeiro post da série Retrospectiva Ágil.
Já ouvimos falar que tudo na vida tem início, meio e fim. Na retrospectiva não seria diferente. Preparar o palco é dar início a essa reunião. É introduzir, contextualizar para o principal que vem logo a seguir.
Nesse post veremos como preparar o palco, a importância e os benefícios dessa etapa no todo.
"Preparar o palco ajuda as pessoas a focarem no trabalho a ser realizado" (Esther Derby e Diana Larsen).
Nessa etapa o facilitador reitera com o time os objetivos a serem alcançados com a reunião de retrospectiva. Esse procedimento contribui para criar um ambiente apropriado para a participação de todos, onde as pessoas se sintam seguras e confiantes para contribuirem e discutirem os assuntos pertinentes a reunião.
É importante que nesse momento todos falem e sejam ouvidos, mesmo sendo em um intervalo curto de tempo. O importante é que todos participem logo de início. Segundo Esther Derby e Diana Larsen:
Quando alguém não fala logo no início da retrospectiva, essa pessoa tem permissão tácita para permanecer calada pelo resto da sessão.
Ao contrário, o esperado na retrospectiva é a contribuição de todos atuando no processo de melhoria. São as contribuições individuais que irão enriquecer a reunião por isso a importância de que todos falem na reunião.
Isso me fez lembrar da cena do filme Jerry Maguire, e uma de suas frases que ficaram famosas:
Help me, Help you
O facilitador não tem como ajudar o time, no processo de melhoria, se os membros do time não o ajudam dando suas contribuições, impressões e opiniões.
Então para essa etapa da retrospectiva como prodecer?
Preparando o palco
1. Agradecimento
Primeiramente agradeça pela presença de todos e o tempo que irão dispensar a essa reunião. Assim você já valoriza o empenho de todos, com o tempo que irão dispensar a reunião. Essa valorização é reconhecida por todos e é um canal para fazerem as pessoas se sentirem também na vontade de contribuirem.
2. Mobilização
Depois, peça uma ou duas palavras de cada membro do time que descreva as expectativas com a retrospectiva, ou uma ou duas palavras que represente os sentimentos dominantes durante a sprint, ou peça que expressem em forma de um desenho o que achou da sprint.
Com isso, todos participam e já é possível sentir o estado de ânimo do time para melhor apoiar o trabalho de facilitação.
3. Ambientação
Nessa terceira etapa, pontue o trabalho que será realizado na reunião. É uma forma das pessoas saberem no que estarão empregando seu tempo, além de fazer as pessoas focarem nos objetivos da reunião.
Preparar o palco ajuda-nos a quebrar nossos pensamentos recorrentes e focar nossas energias no propósito de se fazer uma retrospectiva. [2]
Esse é o momento de informar: (1) o timebox da reunião; (2) os objetivos a serem alcançados; (3) e a atividade que será realizada.
Também nesse momento, é importante (4) relembrar os valores e os combinados (working agreements) do time. Ambos são um tipo de contrato social que descrevem atitudes e comportamentos aceitáveis.
Quanto aos valores, no caso do Scrum, pode-se trabalhar com os valores inerentes ao Scrum, no entanto o time pode também montar o seu conjunto de valores. Tais valores serão relembrados nessa etapa da reunião com o objetivo de nortearem todo o trabalho de retrospectiva. É preciso buscá-los, ao se analisar o resultado de uma sprint. Ou seja, estamos seguindo tais valores combinados? O que foi positivo em termos de ações e comportamentos que fortalecem esses valores e o que foi negativo por ter ferido tais valores?
Quanto aos combinados do time, estes existem para definir comportamentos que os participantes devem ter ao longo da reunião para torná-la efetiva. Exemplos:
- Celulares no silencioso durante a reunião
- Quem chegar após essa 1a etapa da reunião, não entra mais na sala
- Não é permitido usar notebook ou smartphone ao longo da reunião para não haver desvio da atenção e redução do foco e consequentemente da participação
- Bebidas e comidas não são permitidas
- etc
Ter esses combinados de antemão é interessante para que o facilitador não pareça um chato ao chamar a atenção de alguém que esteja agindo de forma a desconcentrar a reunião, reduzindo sua eficiência. Claro que nem sempre é possível prever todas as situações, mas esses combinados podem ser reacertados na medida do requisitado.
Para finalizar listo abaixo outros posts da série:
Referências:
[1] – Agile Retrospectives. Making Good Teams Great, Esther Derby & Diana Larsen, The Pragmatic Programmers
