Workshop KanbanSe você tem interesse em ensinar sobre Kanban, mas está em dúvida de qual a melhor didática para ensinar o que é o Kanban, seus conceitos e princípios sugiro que você opte por ensinar usando o método mão-na-massa. Não tem erro!

Reuna os interessados em aprender sobre o Kanban e promova um workshop para que os participantes experimente o Kanban fora do seu ambiente de trabalho e também com um assunto completamente diferente do que estão habituados a lidar para que possam pensar fora da caixa e somente depois das lições aprendidas tentarem aplicar em suas áreas de atuação o que aprenderam do workshop Kanban.

Nesse post apresentarei uma ideia de um workshop de Kanban para você fazer com sua equipe. Testado e aprovado! : )

Fizemos essa semana, no Projeto Capacitar, um Workshop de Kanban, baseado no material disponibilizado pelo agile42: The Kanban Pizza Game. No site deles é possível encontrar as instruções básicas de como proceder com o jogo e também há os slides para a condução da atividade, pelo agile42 (em inglês).

Eu preparei slides próprios para o workshop que dei para o Time ScrumHalf, já que precisei adaptar um pouco a atividade.  Veja aqui os slides (em português) para condução da atividade pelo time ScrumHalf.

A vantagem desse jogo é que com ele é possível perceber o princípio fundamental do Kanban: Como ir de um processo existente ao Sistema Kanban.

Segundo David Anderson:

Kanban is not a software development lifecycle methodology or an approach to project managment. It requires tha some process is already in place so that Kanban can be applied to incrementally change the underlying process.

 


The Pizza Game

The Kanban Pizza GameO jogo é realizado em rodadas de preparo de pizza e a cada rodada um novo elemento é adicionado a prática.

Esses elementos, na verdade, são os princípios do Kanban, que vão sendo explicados progressivamente ao longo do jogo, permitindo que cada rodada seja uma evolução da anterior.

 

Princípios do Kanban

  1. Visualize o fluxo
  2. Limite o WIP (Work in Progress)
  3. Gerencie o fluxo
  4. Implemente ciclos de feedback
  5. Torne explícitas as políticas e regras
  6. Melhore / Aprimore colaborativamente

 

Rodadas do Jogo

O jogo é composto por 4 rodadas, mas eu suprimi uma delas, por questões de tempo mesmo.

Fizemos apenas 3 rodadas de preparo de pizza e no final fechamos com a criação do quadro Kanban (que faz parte do jogo).

Toda a atividade durou 1 hora e meia, sem pressa e sem correria.

1a rodada – Processo Implícito

Na primeira rodada do jogo cada time deve produzir o máximo de pizzas possíveis. 

O tipo de pizza a ser produzida nessa rodada é a pizza havaiana, que é composta por:

  • base,
  • molho de tomate,
  • 3 fatias de abacaxi e
  • 3 fatias de presunto.

O tempo da rodada não é fixado, quando o facilitador achar por bem encerrar a rodada, basta ele avisar aos times batendo palmas. No entanto tente limitar o tempo entre 5 a 7 minutos.

Nessa rodada uma primeira versão do fluxo de trabalho emergirá. Para cada time emergirá um fluxo de processo de trabalho diferente do outro.

Os times acabam criando meio que uma competição para ver quem cria mais pizzas, mas esse não é o objetivo do jogo. Cada grupo deve experienciar bem cada rodada de trabalho para aplicar os princípios do Kanban e assim compreender o que é esperado da atividade.

2a rodada – Sistema Kanban Estabelecido

Para essa rodada cada time já tem um fluxo de trabalho estabelecido que emergiu na rodada anterior.

Antes de iniciar a segunda rodada os times serão instruídos quanto aos 3 primeiros princípios do Kanban e serão convidados a:

  • descrever o fluxo do processo de trabalho que eles visualizaram da rodada anterior – para isso usarão fita crepe para registrar o fluxo na área de trabalho deles
  • tentar limitar o WIP de cada fase
  • gerenciarem o fluxo  – nesse jogo a gestão do fluxo não é baseada no lead time, mas num esquema de recompensa/punição por cada pizza pronta ou por material disperdiçado

3a rodada – Sistema Kanban Estendido

Antes de iniciar essa rodada os times serão instruídos quanto aos outros 3 princípios do Kanban e serão convidados a:

  • fazerem uma retrospectiva para:
  • reverem se o fluxo de trabalho está contínuo
  • onde estão os gargalos
  • se os limites de WIP de cada fase merecem uma revisão
  • dentre outros pontos que eles julguem avaliar
  • Tornarem explícitas as políticas – Facilite para as pessoas saberem o que deve fazer e assim fazê-las bem

Após realizadas as ações acima a rodada pode ser iniciada, porém nessa rodada iremos estender o sistema adicionando novos componentes. São eles:

1. os times agora terão de preparar também um novo tipo de pizza: A pizza de rúcula!

  • Base
  • Molho
  • 6 folhas de rúcula (que só podem ser adicionadas a massa com molho após assada para não murcharem)

2. os times agora produzirão em função de pedidos que forem chegando para cada time

  • como nas regras do jogo original não havia especificação de como passar esses pedidos para os times o que fiz foi liberá-los aos poucos ao longo da rodada. As vezes eu liberava um pedido, as vezes liberava mais de um ao mesmo tempo até mesmo
  • Esse procedimento foi discutido ao final dessa rodada no ciclo de feedback.

 

Do Jogo para o Quadro Kanban (Kanban Board)

Kanban BoardEssa foi a etapa final do workshop, onde os times tiveram de preparar o Quadro Kanban (Kanban Board) que representasse o processo estabelecido de cada time.

Essa etapa é especialmente difícil. Representar o fluxo de trabalho no quadro Kanban não é trivial. Foi preciso uma boa conversa entre os membros dos times, vários rascunhos antes de desenhar o fluxo no quadro Kanban (representado pela cartolina branca).

 

Vantagens do Jogo

Jogo é uma excelente ferramenta para o processo de aprendizagem. É mais divertido, não é monótono e fornece exemplos para que as pessoas possam fazer o "dê-para" do que foi exeperimentado na atividade para o caso real.

Infelizmente um dos times estavam com apenas 3 participantes, quando o ideal são 4 por time. Mesmo assim o time atuou muito bem e ainda serviu de exemplo para análise ao final do workshop.

 


E você, já experimentou esse jogo? Compartilhe conosco como foi sua experiência.

Se você tem mais interesse sobre o tema Kanban, podemos falar muito mais aqui no Blog. Basta deixar sua solicitação e dúvidas que teremos o prazer de escrever à respeito.