GERAR IDEIAS (GENERATE INSIGHTS). Essa é a 3a etapa da Reunião de Retrospectiva, conforme apresentado no 1o post da séria Retrospectiva Ágil.

O objetivo dessa etapa é extrapolar. É pensar não em apenas uma única solução, mas diversas soluções aplicáveis a cada problema ou situação em questão. É pensar em como podemos fazer diferente!

“It’s easy for people to jump to solutions once problemas emerge. First solutions may be correct, but often they’re not.” (Esther Derby and Diana Larsen – Agile Retrospectives)

Gerar ideias é basicamente fazer um Brainstorming, onde o desafio é gerar o máximo de ideias possíveis sem se preocupar se realmente serão aplicáveis ou não. Se são bobas ou não. Se são criativas ou não, Se são originais ou se foram formadas com base em outras ideias… 

O importante nessa etapa é não julgar a sua ideia e nem a dos outros. A etapa seguinte da retrospectiva que terá o objetivo de selecionar algumas das ideias para montar a solução.

É importante reservar para essa etapa entre 20% a 30% da duração total da reunião de retrospectiva. Ou seja, para uma retrospectiva de 2 horas, reserve uns 25 a 40 minutos.

A técnica dos 5 porquês (5 whys) é bem interessante para ser usada nessa etapa. Pode-se dividir a equipe em grupos menores onde cada grupo pode trabalhar um problema usando essa técnica. A vantagem dessa técnica é aprofundar para chegar no real motivo do problema e assim construir melhores soluções. Por isso que as primeiras soluções para um problema nem sempre são corretas, pois podemos estar atuando na consequência de um problema e não na causa do mesmo.

“Generating insights help the team to step back, see the big picture, and delve into root causes.” (Esther Derby and Diana Larsen – Agile Retrospectives)

Para finalizar listo abaixo os posts anteriores da série:

1. Retrospectiva Ágil
2. Aprendizagem Contínua Ágil
3. Preparando o Palco para a Retrospectiva – 1a Etapa
4. Colhendo Dados na Retrospectiva – 2a Etapa

Referências

[1] – Agile Retrospectives. Making Good Teams Great, Esther Derby & Diana Larsen, The Pragmatic Programmers

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O objetivo dessa etapa é criar uma visão compartilhada e mais detalhada do que ocorreu durante um ciclo de trabalho, ou uma sprint (para aqueles que usam Scrum). 

Nem sempre todos possuem a mesma visão sobre um mesmo fato. Olhar de ângulos diferentes, ou seja, olhar pelos olhos de vários membros da equipe, ajuda a compreender melhor o cenário e analisar melhor os fatos para construir melhores soluções para melhoria do processo de trabalho.

When people look only at their own data, the team is less likely to commit to changes and experiments. (Esther Derby and Diana Larsen – Agile Retrospectives)

​Essa é uma etapa muito importante da retrospectiva, pois ela fornecerá material para as etapas seguintes que são: “gerar ideias” e “decidir o que fazer”. Então é importante reservar para essa etapa entre 20% a 50% da duração total da reunião de retrospectiva. Ou seja, para uma retrospectiva de 2 horas, reserve uns 25 a 60 minutos para colher dados sobre o que aconteceu durante a sprint.

Os dados a serem colhidos podem ser: métricas, problemas, dificuldades, alegrias, andamento do trabalho, ausências de membros da equipe, decisões importantes tomadas ao longo da sprint, adoção de novas tecnologias, impedimentos, velocidade, bugs encontrados ao longo do trabalho, dinâmica do trabalho entre os membros da equipe, mudanças na equipe ou no projeto, etc.

O tradicional método que é utilizado para colher dados é aquele em que os membros do time escrevem em post-its de uma cor (amarelo, por exemplo) os pontos positivos e em post-its de outra cora (azul, por exemplo) pontos negativos. Porém há diversas técnicas que podem ser usadas e intercaladas com essa técnica tradicional para apoiar o time nesse processo e para diversificar e não tornar esse trabalho algo monótono, repetitivo e com o tempo desgastado e sem valor.

Outras técnicas podem ajudar a trabalhar separadamente fatos e sentimentos. Quando usamos o método tradicional a pessoa já classifica o dado segundo o seu sentimento informando se o dado foi algo positivo ou negativo.

Separar o fato do sentimento também é importante para aumentar o poder de análise. Porém ambos são importantes para levar a melhor pensar e agir na solução.

Without feelings data, the team may not address the topics that are most important to them. (Esther Derby and Diana Larsen – Agile Retrospectives)

Para finalizar listo abaixo outros posts da série:

1. Retrospectiva Ágil

2. Aprendizagem Contínua Ágil

3. Preparando o Palco para a Retrospectiva – 1a etapa

Referências

[1] – Agile Retrospectives. Making Good Teams Great, Esther Derby & Diana Larsen, The Pragmatic Programmers

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PREPARAR O PALCO (SET THE STAGE). Essa é a 1a etapa de uma reunião de retrospectiva, conforme apresentado no primeiro post da série Retrospectiva Ágil.

Já ouvimos falar que tudo na vida tem início, meio e fim. Na retrospectiva não seria diferente. Preparar o palco é dar início a essa reunião. É introduzir, contextualizar para o principal que vem logo a seguir.

Nesse post veremos como preparar o palco, a importância e os benefícios dessa etapa no todo.

"Preparar o palco ajuda as pessoas a focarem no trabalho a ser realizado" (Esther Derby e Diana Larsen). 

Nessa etapa o facilitador reitera com o time os objetivos a serem alcançados com a reunião de retrospectiva. Esse procedimento contribui para criar um ambiente apropriado para a participação de todos, onde as pessoas se sintam seguras e confiantes para contribuirem e discutirem os assuntos pertinentes a reunião.

É importante que nesse momento todos falem e sejam ouvidos, mesmo sendo em um intervalo curto de tempo. O importante é que todos participem logo de início. Segundo Esther Derby e Diana Larsen:

Quando alguém não fala logo no início da retrospectiva, essa pessoa tem permissão tácita para permanecer calada pelo resto da sessão.

Ao contrário, o esperado na retrospectiva é a contribuição de todos atuando no processo de melhoria. São as contribuições individuais que irão enriquecer a reunião por isso a importância de que todos falem na reunião.

Isso me fez lembrar da cena do filme Jerry Maguire, e uma de suas frases que ficaram famosas:

Help me, Help you

O facilitador não tem como ajudar o time, no processo de melhoria, se os membros do time não o ajudam dando suas contribuições, impressões e opiniões. 

Então para essa etapa da retrospectiva como prodecer? 

Preparando o palco

1. Agradecimento

Primeiramente agradeça pela presença de todos e o tempo que irão dispensar a essa reunião. Assim você já valoriza o empenho de todos, com o tempo que irão dispensar a reunião. Essa valorização é reconhecida por todos e é um canal para fazerem as pessoas se sentirem também na vontade de contribuirem. 

2. Mobilização

Depois, peça uma ou duas palavras de cada membro do time que descreva as expectativas com a retrospectiva, ou uma ou duas palavras que represente os sentimentos dominantes durante a sprint, ou peça que expressem em forma de um desenho o que achou da sprint.

Com isso, todos participam e já é possível sentir o estado de ânimo do time para melhor apoiar o trabalho de facilitação.

3. Ambientação

Nessa terceira etapa, pontue o trabalho que será realizado na reunião. É uma forma das pessoas saberem no que estarão empregando seu tempo, além de fazer as pessoas focarem nos objetivos da reunião.

Preparar o palco ajuda-nos a quebrar nossos pensamentos recorrentes e focar nossas energias no propósito de se fazer uma retrospectiva. [2]

Esse é o momento de informar: (1) o timebox da reunião; (2) os objetivos a serem alcançados; (3) e a atividade que será realizada.

Também nesse momento, é importante (4) relembrar os valores e os combinados (working agreements) do time. Ambos são um tipo de contrato social que descrevem atitudes e comportamentos aceitáveis. 

Quanto aos valores, no caso do Scrum, pode-se trabalhar com os valores inerentes ao Scrum, no entanto o time pode também montar o seu conjunto de valores. Tais valores serão relembrados nessa etapa da reunião com o objetivo de nortearem todo o trabalho de retrospectiva. É preciso buscá-los, ao se analisar o resultado de uma sprint. Ou seja, estamos seguindo tais valores combinados? O que foi positivo em termos de ações e comportamentos que fortalecem esses valores e o que foi negativo por ter ferido tais valores?

Quanto aos combinados do time, estes existem para definir comportamentos que os participantes devem ter ao longo da reunião para torná-la efetiva. Exemplos:

• Celulares no silencioso durante a reunião
• Quem chegar após essa 1a etapa da reunião, não entra mais na sala
• Não é permitido usar notebook ou smartphone ao longo da reunião para não haver desvio da atenção e redução do foco e consequentemente da participação
• Bebidas e comidas não são permitidas
• etc

Ter esses combinados de antemão é interessante para que o facilitador não pareça um chato ao chamar a atenção de alguém que esteja agindo de forma a desconcentrar a reunião, reduzindo sua eficiência. Claro que nem sempre é possível prever todas as situações, mas esses combinados podem ser reacertados na medida do requisitado.

Para finalizar listo abaixo outros posts da série:

1. Retrospectiva Ágil

2. Aprendizagem Continúa Ágil

Referências:

[1] – Agile Retrospectives. Making Good Teams Great, Esther Derby & Diana Larsen, The Pragmatic Programmers

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Trabalhar em ciclo e fazer retrospectiva é algo tão natural que fazemos isso todo ano. É ou não é?

A chegada do fim do ano é um momento tão almejado por todos, que aguardamos ansiosamente a virada do ano como uma oportunidade para deixar o ano velho pra trás, deixar o que passou realmente passar, abandonar as frustações, as dúvidas, queixas, falhas… tudo, tudo para trás e ganhar um ano novinho em folha com mais dias, mais meses, mais novas oportunidades para podermos fazer algo diferente.

Inclusive comemoramos o findar de um ano e o chegar de um novo! Fazemos festas! Brindamos de alegria e alívio! E assim procedemos todos os anos, pois no íntimo o que fazemos no final desse ciclo de 12 meses é avaliar o resultado das promessas, metas e desejos que nos fizemos no início do ano. É avaliar se cumprimos com nossas promessas, se alcançamos nossos objetivos e se realizamos nossos desejos. O saldo foi positivo ou negativo? Onde falhamos e onde acertamos?

No fundo o que estamos fazendo é uma retrospectiva do ano. Uma retrospectiva que nos leva a traçar um novo plano de ação, com melhorias a serem implementadas, novas promessas, novas metas, novos desejos e para isso é preciso recomeçar. Fechar um ciclo e começar um novo.

Mas… O que vem primeiro? Trabalho Iterativo ou Retrospectiva?

É porque trabalhamos de forma iterativa que fazemos retrospectivas ou é porque fazemos retrospectivas que precisamos trabalhar de forma iterativa?

"Retrospectivas permitem o aprendizado de todo o time, agindo como catalizador de mudanças e gerador de novas ações/atitudes" [1].

Para fazer retrospectivas precisamos trabalhar de forma iterativa?

Para gerar novas ações e atitudes é preciso que venha algo depois para colocá-las em prática, certo?

E conforme apresentei no post anterior (Retrospectiva Ágil) uma retrospectiva pode acontecer ao final de um projeto, onde o levantamento das lições aprendidas poderá ser utilizado em um outro projeto.

Logo, não é porque um time deseja fazer retrospectivas que é preciso trabalhar de forma iterativa. Um projeto que use de metodologias outras que não sejam metodologias ágeis pode (e deve) ter ao final do projeto uma reunião de retrospectiva para formalizar as lições aprendidas e gerar ações novas para um próximo projeto.

O importante é o desejo do time de querer fazer a retrospectiva para favorecer a aprendizagem contínua.

Se trabalhamos de forma iterativa temos que fazer retrospectiva?

Trabalhar de forma iterativa significa termos vários ciclos curtos (em geral de 2 a 4 semanas) dentro de algo maior, um projeto, por exemplo.

Um dos ganhos em se trabalhar de forma iterativa é a possibilidade de ao final de cada ciclo o time poder fazer uma retrospectiva tratando das lições aprendidas no ciclo finalizado, gerando ações para o ciclo seguinte.

Nesse caso, o conceito de aprendizagem contínua é maximizado! Pois certamente alguns poderão dizer: "Se eu trabalho sem ser de forma iterativa eu também estou aprendendo!". Sem sombra de dúvida, aprendemos sempre de uma forma ou de outra. Porém, com diversas retrospectivas no final de cada ciclo ao longo de um projeto, é possível conhecer aos poucos mais sobre o projeto, seus requisitos, do cliente, das pessoas que integram o time, do processo e poder adaptar logo.

Isso é Aprendizagem Contínua Ágil! : )

Aprendizagem Contínua Ágil

Mas a pergunta acima ainda não foi respondida… : )

Trabalhar de forma iterativa atrai retrospectivas, porém o time tem que querer fazer.

O time tem que entender os benefícios de uma retrospectiva para melhor aproveitá-la, tem que querer aprender, querer mudar, querer melhorar continuamente. Na agilidade não há espaço para a famosa frase "time que tá ganhando a gente não mexe". Mexe sim, esse é o desejo. Se está bom o que podemos fazer para ficar ainda melhor?!

E não é somente a questão de querer mudar por mudar, mas dada a complexidade das relações entre as pessoas que integram o projeto, a imprevisibilidade do que vai acontecer logo adiante no projeto, que tudo vai mudando a todo momento e isso requer adaptação para continuarmos sendo produtivos e ágeis para reagir a essas mudanças (está nos princípios do Manifesto ágil: "responder a mudanças ao invés de seguir um plano").

Inclusive, dada toda essa complexidade, as próprias retrospectivas vão mudando a medida que o projeto e o time vão evoluindo.

Na sequência a esse post abordarei mais as etapas que compõem a estrutura básica de uma reunião de retrospectiva apresentando técnicas e práticas que podem ser usadas em cada uma dessas etapas.

Enquanto isso, não deixe de ler o post anterior da série: Retrospectiva Ágil.

E aproveitando, se tiver dúvidas, não deixe de postá-las como comentário. As responderei em cada post dessa série.

Referências:

[1] – Agile Retrospectives. Making Good Teams Great, Esther Derby & Diana Larsen, The Pragmatic Programmers

[2] – Retrospectiva Ágil –  Blog ScrumHalf, Ester Lima

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Retrospectiva é olhar para trás, sem deixar de seguir adiante.

É se permitir avaliar fatos passados é reconhecer o estado do que se passou: foi bom? foi ruim? dá para melhorar?.

Retrospectiva é dar oportunidade para mudanças, buscar novas ações, novas formas de fazer melhor.

Retrospectiva é inspecionar e adaptar. Retrospectiva é aprendizado.

Retrospectiva é um ato de coragem!

"Retrospectives Help teams – even great ones – keep improving" [1].

Ao final de projetos, processos ou iterações é prática comum a equipe se reunir para discutir os sucessos e as falhas que aconteceram e também discutir o que pode ser feito, de forma que aquilo que foi sucesso seja incorporado ao processo de trabalho no futuro e para aquilo que fracassou que se possa construir outras formas de agir para experimentação. A isso chamamos de reuniões de retrospectivas.

Retrospectivas Ágeis são aquelas que são realizadas em um contexto de agilidade, onde os projetos trabalham com iterações curtas e ao final de cada iteração o time se reune para uma retrospectiva, buscando inspecionar o que aconteceu no ciclo de trabalho e adaptar suas ações para a próxima iteração.

"Retrospectivas permitem o aprendizado de todo o time, agindo como catalizador de mudanças e gerador de novas ações/atitudes"[1].

As reuniões de retrospectivas são sempre importantes para construção de aprendizado, porém as retrospectivas ágeis, por acontecerem em projetos ágeis, permitem que adaptações sejam feitas ao longo do projeto aumentando as chances de se obter melhores resultados ao final do projeto e proporcionando não só aprendizado contínuo como também melhoria contínua sobre todas as questões relacionadas ao projeto (exemplo: o projeto, as pessoas, os relacionamentos, etc).

Retrospectivas ágeis caem super bem com times auto-organizados, de 7 a 9 participantes, pois é mais fácil que "durante as retrospectivas, o time descubra soluções que eles possam implementar sem esperar pela permissão da gerência" [1].

No Scrum, a retrospectiva é parte do processo e prática comum, sendo realizada sempre ao final de cada sprint.  Segundo o Guia do Scrum [2] o propósito da retrospectiva é:

• Inspecionar como a última Sprint foi em relação às pessoas, aos relacionamentos, aos processos e às ferramentas;
• Identificar e ordenar os principais itens que foram bem e as potenciais melhorias; e,
• Criar um plano para implementar melhorias no modo que o Time Scrum faz seu trabalho.

Analisando o próposito da retrospectiva no Scrum, podemos observar que há uma formatação para a condução da reunião de retrospectiva: colher dados (identificar e ordenar os principais itens), gerar ideias (listar potenciais melhorias) e decidir o que fazer (criar um plano para implementar melhorias). Essas são as etapas principais de uma retrospectiva, porém uma reunião sempre tem uma abertura e um fechamento. E de acordo com a imagem abaixo, podemos acrescentar mais esses dois passos a uma reunião de retrospectiva.

Dessa forma teremos:

• Abertura
• Colher dados
• Gerar ideias
• Decidir o que fazer
• Fechamento

Essas são as etapas apresentadas na estrutura que Esther Derby e Diana Larsen apresentam em seu livro Agile Retrospective. Em posts subsequentes a esse serão apresentados cada uma dessas etapas a fim de que possamos abordá-las em conteúdo mais aprofundado para melhor aprendizado.

Para mais informações de como é a retrospectiva no Scrum, leia o "FAQ Scrum – O que é Retrospectiva"

Referências:

[1] – Agile Retrospectives. Making Good Teams Great, Esther Derby & Diana Larsen, The Pragmatic Programmers

[2] –  Scrum Guide 2013

[3] – FAQ Scrum – O que é Retrospectiva?

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