O Time Scrumhalf procura sempre colaborar com o ecossistema de startups e de agilidade, ajudando as empresas e demais interessados em transformação ágil, e demonstrando como o apoio de pessoal qualificado e a utilização de ferramentas adequadas podem fazer a diferença na transição de um negócio.

Foi uma mentoria dinâmica e bastante abrangente. As empresas participantes apresentaram suas questões sobre agilidade e como implantar em suas empresas, aproveitando a experiência do nosso CEO, José Augusto, para tirarem suas dúvidas. Aproveite e conheça o SEED-MG e algumas de suas startups. Muitas soluções bacanas sendo construídas, algumas já em plena operação.

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Normalmente algumas preocupações se destacam: como conseguiremos coordenar o trabalho estando o time distribuído? Como conseguiremos trabalhar sem a mesma interação social que tínhamos no ambiente de trabalho único? E o impacto para as pessoas?

A agilidade, especialmente o Scrum, que recomenda que os times trabalhem juntos, em um mesmo local, pode obviamente ser adaptada para que esse local seja “construído” virtualmente. Bastam algumas ferramentas e acordos entre o time, para que tudo funcione bem, até melhor do que antes, no que diz respeito à produtividade.

Recentemente, em uma edição do Agile Beer, levantamos esse debate e foram muitos feedbacks de profissionais de empresas espalhadas pelo mundo. Procuramos organizar tudo e juntando com outros relatos apresentados em artigos que acessamos, preparamos um compêndio de sugestões para te ajudar a tratar com facilidade essa novidade. Nem tudo precisa ser implementado. Aliás, algumas soluções se sobrepõem. Selecione e adapte as que melhor ajudarem suas equipes.

Faça reuniões virtuais, mas limite a quantidade

Muitos profissionais reclamam do aumento de reuniões no trabalho remoto. Natural, pois algumas reuniões que eram presenciais e o profissional nem passava perto, agora vão direto para o seu desktop. Ficou mais difícil dizer que não vai poder ir, pois agora a reunião vem. Além disso, ficou mais fácil marcar reunião, pois não precisa sala, recurso audiovisual ou providenciar água e café. Cada um que se vire.

Reuniões demais cansam o time e afetam negativamente a produtividade. Um bom caminho é combinar com o time o que demanda reunião, estabelecer limites para a duração das necessárias, e até fixar um dia/período específico para reuniões que não sejam já previstas no processo de trabalho adotado.

Estabeleça um horário confortável e comum

O trabalho remoto na residência acaba por mudar tanto a rotina do indivíduo como a do seu lar. Adaptações nos horários e interações familiares acabam sendo necessárias. Porém, nem todas as famílias são iguais e tem as mesmas demandas. Não dá para ficar marcando reuniões ou tentando trabalhar junto sempre no horário que te agrada. Pode ser que esse horário não agrade aos demais do seu time.

Uma boa prática é estabelecer um horário diário em que todos do time devem estar disponíveis para o trabalho, um horário comum, que facilite a troca de informações, mas não incomode demais a rotina das pessoas. Afinal de contas, agora a casa é a empresa e a empresa é a casa. Reúna seu time e acorde esse horário. Defina um horário para trabalho, mesmo que reduzido, mas onde todos possam interagir à vontade. Defina intervalos bondosos para refeições, de modo que atenda aos diversos lares.  Isso vai diminuir a ansiedade do seu time e permitir que todos consigam organizar melhor as suas vidas.

Crie ambientes comuns

Algumas empresas fazem com que os seus colaboradores todos se conectem do início ao fim da jornada de trabalho utilizando uma ferramenta de comunicação. As vezes até utilizando vídeo. Isso pode acabar sendo um pouco over, e passar um sentimento de desconfiança e tentativa de controle muito ruim para todos. Se alguns se sentirem incomodados dessa forma, e isso despertar uma polêmica que pode ir da concepção do Pan-óptico ao efeito Hawtorne, algumas alternativas podem ser tentadas.

A existência de ambientes comuns para trabalho e descompressão pode ajudar. Algumas empresas têm adotado algumas soluções nesse sentido como:

• Criação de uma sala comum de trabalho, sem obrigatoriedade de conexão, simplesmente provendo um espaço virtual que as pessoas podem utilizar quando julgarem interessante;
• Realização de uma reunião diária, a exemplo do Scrum, em sala virtual comum a todos. Isso dá a oportunidade para as pessoas participarem de uma breve interação, combinarem encontros virtuais posteriores se necessário, e coordenarem seus esforços, sem tornar a reunião algo invasivo, visto a sua brevidade;
• Criação de uma sala de café virtual, onde os membros da equipe se conectam quando querem tomar um café e relaxar um pouco. Isso tenta substituir o “cafezinho”, tão comum no nosso ambiente de trabalho, aonde assuntos diversos são conversados.

Disponibilize os equipamentos e ferramentas necessários

Nem todos do seu time tem os recursos adequados para trabalhar de casa. Alguns precisam de uma cadeira melhor, outros de uma câmera, alguns até de uma mesa ou uma conexão Internet melhor. Verifique com o seu time o que lhes falta para o trabalho remoto e tome as possíveis devidas providências. Para muitas empresas o custo de manutenção dos locais de trabalho tradicionais reduziu bastante, permitindo um apoio maior aos seus times. Adicionalmente, os indivíduos passaram a ter custos que eventualmente não tinham. A empresa podendo, deve ajudar. Se não puder, converse com o time e faça os devidos acordos.

Nesse novo cenário, algumas ferramentas podem ajudar bastante na coordenação e organização. O ScrumHalf, p.ex., possui todos os recursos para apoiar o trabalho remoto, desde Backlog, Quadro Kanban virtual, facilidades para conduzir reuniões de Revisão e Retrospectiva, recursos para fazer o planejamento de entregas remotamente, e até salas de chat restritas aos projetos – War Rooms – para a interação da equipe e registro das conversas. O trabalho remoto acaba exigindo uma maior documentação das decisões e recursos como esse podem facilitar muito a vida do seu time.  Softwares adicionais de comunicação, principalmente de videoconferência, certamente serão necessários.

Atenção à Documentação

A interação do time agora será um pouco mais caótica, mesmo você tendo tomado alguns cuidados como descrito acima. Como visto, nem sempre as pessoas estarão disponíveis integralmente no seu horário de trabalho e a ausência de alguma informação pode criar um impedimento desnecessário. O melhor nessa nova realidade é dar um pouco mais de atenção à documentação, sempre lembrando que alguém mais do time poderá precisar trabalhar no que você está trabalhando agora. Sempre se pergunte o que você precisaria saber se fosse trabalhar naquela tarefa sem conhecer profundamente o problema. Que informações você precisaria? Elas estariam registradas em algum lugar já? Se positivo, indique. Caso negativo, registre-as.

Priorize Histórias Técnicas

É claro que você está construindo um produto ou executando um serviço para o seu cliente e você precisa entregar valor tangível para ele. Mas todos sabemos que qualquer projeto acaba acumulando histórias técnicas, que mesmo não sendo de percepção direta para o cliente também estão produzindo valor para ele. Se possível e não for comprometer as entregas a serem feitas, procure colocar na frente histórias técnicas. Pelo menos até a sua equipe se sentir mais à vontade com o trabalho remoto e com a interação remota com o cliente. Histórias técnicas demandam menos interação e podem inclusive ajudar o time a ganhar confiança no novo modelo de trabalho.

Esteja Presente para o seu Time

Deixe claro para o seu time que você está sempre pronto para ajudá-los. Independentemente dos horários acordados, combine que, se houver alguma emergência ou algo que prejudique realmente o andamento do trabalho, e que você possa ajudar a resolver de alguma forma, o acordo pode ser rompido e podem te chamar.

Se necessário, estabeleça no acordo um código de cores. No horário verde a chamada é livre, no amarelo somente se houver impacto sensível no resultado e no vermelho somente se for uma emergência mesmo. Dê exemplo de cada um dos casos, para ajudar o seu grupo a entender como se comportar. É importante para todos saberem que há suporte e que o fato de estarem fisicamente isolados não significa que estão largados e precisam resolver tudo sem auxílio de ninguém.

A realidade que vivemos demanda resiliência e criatividade. Mais do que manter a produtividade da nossa equipe, devemos contribuir para seu bem-estar e satisfação. Em um momento de dificuldades é que as verdadeiras oportunidades se revelam. Aproveite para melhorar a qualidade de vida no trabalho, mesmo sendo remoto. Sua ajuda e interesse podem fazer toda a diferença com o seu time.

E você que já está remoto, que prática você utiliza para tornar esse trabalho remoto agradável e interessante? Conte para a gente nos comentários.

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É evidente que nem todo atraso na realização de tarefas, ou falhas de entrega do time ao final da Sprint, pode ser remediado. Entretanto, esses problemas nunca devem passar despercebidos e o Burndown é um grande auxílio nesse aspecto, sinalizando que algo pode não estar indo como previsto. Ele serve como uma alerta, para que o time analise o quadro atual e o que será necessário fazer para entregar o combinado, ou até para adicionar novas atividades, entregando mais do que o combinado.

No entanto, infelizmente, muitas vezes esse gráfico tão simples e útil, é mal empregado e acaba trazendo prejuízos ao invés de benefícios para o time. Vamos dar uma olhada nos 3 principais vícios na utilização do gráfico de Burndown.

Controlar o Time

Não é vigiando o Burndown para avaliar o trabalho do time que as coisas vão mudar. Na verdade, esse tipo de atitude atrapalha muito o funcionamento da agilidade. Na agilidade todos trabalham com comprometimento absoluto. As pessoas são empoderadas para resolverem problemas e atuarem da melhor forma possível.  O controle indevido acaba se tornando um estopim para o início de uma crise na equipe. Acaba gerando contrariedade entre PO e time, com acusações mútuas que podem desencadear crises muito mais sérias. O gráfico de Burndown não deve ser utilizado com uma ferramenta para exercer o Comando e Controle.

Comparar Times

O Burndown também não é ferramenta para comparar times. Aliás, na Cultura Ágil, a preocupação deve ser muito maior em motivar do que comparar desempenho. O objetivo não é dar “pressão” no time, mas trabalhar junto com o time, buscando pontos de melhoria, para cada vez mais aumentar a eficácia e eficiência. O próprio sistema de pontuação de histórias, velocidade, e planning poker, utilizados na maioria dos times Scrum, não permite comparações entre equipes. É um sistema de pontuação sem uma referência única, onde cada time estabelece suas referências e seus valores de acordo com as suas percepções e capacidades, dentro de seus respectivos cenários. A utilização do Burndown para comparação de times além de inapropriada e sem nexo, é improdutiva.

Medir Performance

A performance do time de forma ampla é avaliada pelo cumprimento do combinado. Isso de uma forma geral acaba sendo feito conjuntamente durante a Retrospectiva, em função do resultado da Revisão. Acontece que, em alguns casos, membros do time, ou mesmo participantes externos, acham que podem utilizar o Burndown para avaliar o desempenho do time durante a Sprint. Ficar medindo performance através de indicadores como o Burndown, além de não ser adequado, cria um clima de desconfiança prejudicial, e acaba levando ao primeiro vício que citamos, o de tentar controlar o time, utilizando o modelo de Comando e Controle.

É importante que todos os envolvidos com o Scrum entendam que o Burndown é um mecanismos de transparência, de awareness, e não uma ferramenta de medição de desempenho para uso numa estrutura de Comando e Controle. O propósito do Burndown é dar visibilidade à evolução dos trabalhos, para permitir que o time faça a devida análise do mesmo, considerando o cenário e o momento que se encontram. Existem outras métricas bem interessantes que podem ajudar o time. Entretanto o Burndown deve, e precisa, ser usado de forma útil e frequente para ajudar o time a dar o seu melhor.

Como vocês estão usando o Burndown no seu time? O Burndown tem ajudado? Conta para a gente.

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Isso deu oportunidade para o Zé mostrar um pouco a ideia por trás do ScrumHalf, que além de ser uma ferramenta de apoio ao trabalho ágil, serve como uma ferramenta para ajudar os times a utilizar o Scrum de forma integral. 

Foi um papo divertido e com a participação ativa da plateia. Se você não assistiu à Live, pode assistir ao vídeo nesse link, no canal Pipoca Ágil no Youtube.  Aproveite e dê a sua curtida e assine o canal do nosso parceiro. Vale muito a pena.

Tem também a possibilidade de você ouvir o Podcast no Spotify, no Anchor.fm, que na verdade era originalmente o meio de distribuição principal do Pipoca Ágil, ou logo aqui embaixo.

Divirtam-se, curtam e comentem!

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O processo de transformação, iniciado no Parkshopping Canoas, está, sob o apoio da Diretoria de Operações, sendo disseminado para todas as unidades do país.

As equipes de operação são treinadas em Scrum e agilidade, para adquirirem o mindset ágil e, posteriormente, tem seus processo evoluídos para trabalharem de forma ágil, sob a mentoria da equipe ScrumHalf.

Já participaram do treinamento inicial equipes do Barrashopping, Parkshopping Campo Grande, Village Mall e Parkshopping (Brasília-DF).

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