De repente você se viu com um time remoto, sem haver realmente planejado ou se preparado para isso. Calma. Um estudo do Censo Americano publicado na Computerworld indica que de 2005 a 2017 o trabalho remoto aumentou quase 160%. A nova realidade de trabalho pode ser estranha, mas além de muitas empresas já adotarem há muito o trabalho remoto, já conseguimos colher alguma experiência para indicar boas práticas para o trabalho remoto, ou home office.

Normalmente algumas preocupações se destacam: como conseguiremos coordenar o trabalho estando o time distribuído? Como conseguiremos trabalhar sem a mesma interação social que tínhamos no ambiente de trabalho único? E o impacto para as pessoas?

A agilidade, especialmente o Scrum, que recomenda que os times trabalhem juntos, em um mesmo local, pode obviamente ser adaptada para que esse local seja “construído” virtualmente. Bastam algumas ferramentas e acordos entre o time, para que tudo funcione bem, até melhor do que antes, no que diz respeito à produtividade.

Recentemente, em uma edição do Agile Beer, levantamos esse debate e foram muitos feedbacks de profissionais de empresas espalhadas pelo mundo. Procuramos organizar tudo e juntando com outros relatos apresentados em artigos que acessamos, preparamos um compêndio de sugestões para te ajudar a tratar com facilidade essa novidade. Nem tudo precisa ser implementado. Aliás, algumas soluções se sobrepõem. Selecione e adapte as que melhor ajudarem suas equipes.

Faça reuniões virtuais, mas limite a quantidade

Muitos profissionais reclamam do aumento de reuniões no trabalho remoto. Natural, pois algumas reuniões que eram presenciais e o profissional nem passava perto, agora vão direto para o seu desktop. Ficou mais difícil dizer que não vai poder ir, pois agora a reunião vem. Além disso, ficou mais fácil marcar reunião, pois não precisa sala, recurso audiovisual ou providenciar água e café. Cada um que se vire.

Reuniões demais cansam o time e afetam negativamente a produtividade. Um bom caminho é combinar com o time o que demanda reunião, estabelecer limites para a duração das necessárias, e até fixar um dia/período específico para reuniões que não sejam já previstas no processo de trabalho adotado.

Estabeleça um horário confortável e comum

O trabalho remoto na residência acaba por mudar tanto a rotina do indivíduo como a do seu lar. Adaptações nos horários e interações familiares acabam sendo necessárias. Porém, nem todas as famílias são iguais e tem as mesmas demandas. Não dá para ficar marcando reuniões ou tentando trabalhar junto sempre no horário que te agrada. Pode ser que esse horário não agrade aos demais do seu time.

Uma boa prática é estabelecer um horário diário em que todos do time devem estar disponíveis para o trabalho, um horário comum, que facilite a troca de informações, mas não incomode demais a rotina das pessoas. Afinal de contas, agora a casa é a empresa e a empresa é a casa. Reúna seu time e acorde esse horário. Defina um horário para trabalho, mesmo que reduzido, mas onde todos possam interagir à vontade. Defina intervalos bondosos para refeições, de modo que atenda aos diversos lares.  Isso vai diminuir a ansiedade do seu time e permitir que todos consigam organizar melhor as suas vidas.

Crie ambientes comuns

Algumas empresas fazem com que os seus colaboradores todos se conectem do início ao fim da jornada de trabalho utilizando uma ferramenta de comunicação. As vezes até utilizando vídeo. Isso pode acabar sendo um pouco over, e passar um sentimento de desconfiança e tentativa de controle muito ruim para todos. Se alguns se sentirem incomodados dessa forma, e isso despertar uma polêmica que pode ir da concepção do Pan-óptico ao efeito Hawtorne, algumas alternativas podem ser tentadas.

A existência de ambientes comuns para trabalho e descompressão pode ajudar. Algumas empresas têm adotado algumas soluções nesse sentido como:

  • Criação de uma sala comum de trabalho, sem obrigatoriedade de conexão, simplesmente provendo um espaço virtual que as pessoas podem utilizar quando julgarem interessante;
  • Realização de uma reunião diária, a exemplo do Scrum, em sala virtual comum a todos. Isso dá a oportunidade para as pessoas participarem de uma breve interação, combinarem encontros virtuais posteriores se necessário, e coordenarem seus esforços, sem tornar a reunião algo invasivo, visto a sua brevidade;
  • Criação de uma sala de café virtual, onde os membros da equipe se conectam quando querem tomar um café e relaxar um pouco. Isso tenta substituir o “cafezinho”, tão comum no nosso ambiente de trabalho, aonde assuntos diversos são conversados.

Disponibilize os equipamentos e ferramentas necessários

Nem todos do seu time tem os recursos adequados para trabalhar de casa. Alguns precisam de uma cadeira melhor, outros de uma câmera, alguns até de uma mesa ou uma conexão Internet melhor. Verifique com o seu time o que lhes falta para o trabalho remoto e tome as possíveis devidas providências. Para muitas empresas o custo de manutenção dos locais de trabalho tradicionais reduziu bastante, permitindo um apoio maior aos seus times. Adicionalmente, os indivíduos passaram a ter custos que eventualmente não tinham. A empresa podendo, deve ajudar. Se não puder, converse com o time e faça os devidos acordos.

Nesse novo cenário, algumas ferramentas podem ajudar bastante na coordenação e organização. O ScrumHalf, p.ex., possui todos os recursos para apoiar o trabalho remoto, desde Backlog, Quadro Kanban virtual, facilidades para conduzir reuniões de Revisão e Retrospectiva, recursos para fazer o planejamento de entregas remotamente, e até salas de chat restritas aos projetos – War Rooms – para a interação da equipe e registro das conversas. O trabalho remoto acaba exigindo uma maior documentação das decisões e recursos como esse podem facilitar muito a vida do seu time.  Softwares adicionais de comunicação, principalmente de videoconferência, certamente serão necessários.

Atenção à Documentação

A interação do time agora será um pouco mais caótica, mesmo você tendo tomado alguns cuidados como descrito acima. Como visto, nem sempre as pessoas estarão disponíveis integralmente no seu horário de trabalho e a ausência de alguma informação pode criar um impedimento desnecessário. O melhor nessa nova realidade é dar um pouco mais de atenção à documentação, sempre lembrando que alguém mais do time poderá precisar trabalhar no que você está trabalhando agora. Sempre se pergunte o que você precisaria saber se fosse trabalhar naquela tarefa sem conhecer profundamente o problema. Que informações você precisaria? Elas estariam registradas em algum lugar já? Se positivo, indique. Caso negativo, registre-as.

Priorize Histórias Técnicas

É claro que você está construindo um produto ou executando um serviço para o seu cliente e você precisa entregar valor tangível para ele. Mas todos sabemos que qualquer projeto acaba acumulando histórias técnicas, que mesmo não sendo de percepção direta para o cliente também estão produzindo valor para ele. Se possível e não for comprometer as entregas a serem feitas, procure colocar na frente histórias técnicas. Pelo menos até a sua equipe se sentir mais à vontade com o trabalho remoto e com a interação remota com o cliente. Histórias técnicas demandam menos interação e podem inclusive ajudar o time a ganhar confiança no novo modelo de trabalho.

Esteja Presente para o seu Time

Deixe claro para o seu time que você está sempre pronto para ajudá-los. Independentemente dos horários acordados, combine que, se houver alguma emergência ou algo que prejudique realmente o andamento do trabalho, e que você possa ajudar a resolver de alguma forma, o acordo pode ser rompido e podem te chamar.

Se necessário, estabeleça no acordo um código de cores. No horário verde a chamada é livre, no amarelo somente se houver impacto sensível no resultado e no vermelho somente se for uma emergência mesmo. Dê exemplo de cada um dos casos, para ajudar o seu grupo a entender como se comportar. É importante para todos saberem que há suporte e que o fato de estarem fisicamente isolados não significa que estão largados e precisam resolver tudo sem auxílio de ninguém.

 

A realidade que vivemos demanda resiliência e criatividade. Mais do que manter a produtividade da nossa equipe, devemos contribuir para seu bem-estar e satisfação. Em um momento de dificuldades é que as verdadeiras oportunidades se revelam. Aproveite para melhorar a qualidade de vida no trabalho, mesmo sendo remoto. Sua ajuda e interesse podem fazer toda a diferença com o seu time.

E você que já está remoto, que prática você utiliza para tornar esse trabalho remoto agradável e interessante? Conte para a gente nos comentários.